Dalam perkembangannya tugas dan tanggungjawab sekretaris BKM/LKM tak bisa dipandang enteng. Kian bertambah umur dan berprestasi sebuah BKM/LKM, tugas kewajiban sekretaris mengalami perluasan, baik dari aspek jenis maupun volumenya. Buktikan saja pernyataan tersebut ketika sebuah BKM menjalankan beberapa program sekaligus, misalnya program reguler, penanggulangan kemiskinan terpadu (PAKET) dan program penataan lingkungan permukiman berbasis komunitas (PLPBK). Ragam dan jumlah rapat, administrasi keuangan serta pengarsipan yang mereka fasilitasi volumenya semakin besar.
Tak cuma keahlian sebagai pembawa acara, persuratan, pembuatan notulensi rapat, dan administrasi keuangan yang harus mereka kuasai. Kultur kerja dan kepatuhan terhadap sistem pun dituntut. Beberapa hal dapat disebutkan disini misalnya: disiplin pencatatan administrasi keuangan dan pelaporannya secara berkala, pengelolaan dana operasional tunai dan tanggungjawab atas penghitungan dan pengecekannya. Bahkan apabila diperlukan sampai dengan memastikan pengamanannya dengan menyetor ke bank. Tugas lain yang tak kalah pentingnya adalah pengelolaan seluruh dokumen penting BKM melalui pelaksanaan fungsi pengarsipan yang baik.
Sekretaris yang handal adalah sekretaris yang kinerjanya mampu membarengi derap tuntutan perubahan dan kemajuan BKM. Agar sekretaris BKM/LKM mampu berkinerja baik, bagaimana dan apa saja fasilitasi yang mesti dilakukan?
Peningkatan Kapasitas Pembukuan. Pelatihan dan coaching adalah merupakan upaya standar untuk membangun kapasitas sekretaris BKM/LKM. Tak hanya untuk pembukuan bantuan langsung masyarakat (BLM) reguler dan PLPBK tetapi juga untuk kegiatan insidental semacam pencatatan dana pelatihan masyarakat, program P2KP Peduli, program rekonstruksi, program NUSSP, program Pamsimas, program Urban Sanitasion Rural Infrastructur (USRI ), program padat karya dll. Selebihnya bisa dilakukan dengan mengklinik hasil pembukuan yang dapat dilakukan secara individual ataupun klaster (tim, lintas tim, lingkup kabupaten). Dari aktivitas klinik tersebut mereka belajar dan memperoleh pengalaman dari kesalahan yang dibuatnya sendiri (learning by doing).Pelatihan dan coaching dinilai bermanfaat sejauh berdampak tidak saja pada peningkatan aspek pengetahuan (kognitif) dan ketrampilan (psikomotorik) tetapi juga pada perubahan sikap (afektif) yang menerjemahkan pengetahuan dan ketrampilan ketindakan nyata. Tidak hanya berhenti pada tahu dan terampil saja, tetapi dibarengi kemauan untuk menerapkannya. Peningkatan kapasitas, selain melalui pelatihan dan coaching bisa ditempuh melalui studi banding. Studi banding adalah media terbaik bagi sekretaris BKM/LKM untuk menakar dan membandingkan usaha dan capaiannya, mulai dari capaian substansi, performance sampai dengan tingkat kerelawanan yang ia miliki. Dari sini sekretaris BKM/LKM dapat menemukan acuan (benchmark) pembelajaran nyata.
Fasilitasi Kantor. Sekretariat atau kantor BKM/LKM berfungsi sebagai pusat informasi dan komunikasi mengenai program kegiatan, sarana perencanaan dan pengendalian (koordinasi, konsolidasi), disamping sebagai pusat pelayanan publik. Tersedianya ruang kantor BKM --apalagi jika ditata (di-layout) dengan baik--akan menjamin kelancaran, kenyamanan dan efisiensi kerja disamping memungkinkan semua dokumen terpelihara.
Sejauh yang dicermati sampai dengan kini tak ada ketentuan yang menyatakan bahwa BKM/LKM harus memiliki kantor. Tak diketahui, apakah penyediaan kantor implisit inhern dengan kesediaan awal ketika menerima kehadiran program P2KP/PNPM Mandiri Perkotaan? Yang betul-betul ada di bahan supervisi tertulis adalah mengenai:Pertama, ketersediaan papan info dan kotak pengaduan yang kebetulan pengadaannya dibiayai oleh proyek. Kedua, ketentuan penempelan SKIM dan indikator kesehatan pinjaman bergulir (LAR, PAR, CCr dan ROI) yang mengasumsikan semua BKM/LKM memiliki kantor.
Meski di lapangan sering kita jumpai kehadiran kantor BKM/LKM sebagai respon hadirnya program P2KP/PNPM Mandiri Perkotaan—bahkan telah ada pemda yang melombakan-- namun tak ada pola respon yang generik. Di satu sisi ada BKM/LKM yang telah mampu membangun kantor sendiri dengan layout dan display yang estetik, mulai dari papan nama, papan pengumuman, visi, misi, struktur organisasi, tupoksi, peta kemiskinan, SKIM & indikator kesehatan perguliran, beberapa poster dan material lain yang relevan (lihat lampiran 1, Contoh Kantor BKM yang Memiliki Performance Bagus). Di sisi lain masih bisa kita temukan respon yang memberikan kesan kesementaraan, cuma menumpang di kantor berdebu dan tanpa hak menempel atribut apapun. Bahkan ada yang sedari pendiriannya tak memiliki kantor.
Kantor dengan performance yang baik tak boleh diartikan hanya sebagai bungkus, kulit luar yang perannya semua (artificial) tetapi sebagai indikasi kuatnya komitmen dan kematangan sebuah lembaga. Membiarkan kondisi kesementaraan atau tidak dimilikinya kantor oleh BKM/LKM sama halnya membenarkan sinyalemen yang bersarang di sebagian benak masyarakat bahwa keberadaan BKM/LKM bersifat ad hoc. Keberaadannya hanya dalam kerangka menangkap dan mengoperasionalkan BLM semata.
Kehendak BKM/LKM untuk membangun kantor yang bersumber dari kekuatannya sendiri dengan demikian perlu didukung karena merupakan cerminan kuatnya hasrat sustainable. Fakta bahwa BOP BKM/LKM yang bersumber dari BLM jumlahnya amat terbatas. Dengan dalih kuat bahwa PNPM Mandiri Perkotaan berkontribusi nyata terhadap peningkatan kualitas infrastruktur, sosial maupun ekonomi maka rasanya belum terlambat bila pihak proyek melalui pendamping mensyaratkan atau “mewajibkan” fasilitasi kantor ke pihak desa atau kelurahan.
Hargai Ketulusan Kerelawanan Mereka. Banyak pihak menilai bahwa imbalan atau kotraprestasi sekretaris BKM/LKM atas tugas kewajiban yang ia tunaikan tak sebanding dengan pengorbanannya. Defisit antara kontraprestasi dengan pengorbanan akibat hubungan kontraktual dengan masyarakatnya tersebut kemudian kita namai sebagai nilai kerelawanan. Lalu, sekretaris BKM/LKM mendapatkan sapaan sebagai “profesional yang relawan”.
Hubungan antara konsultan (baca fasilitator) dengan pihak sekretaris bukan merupakan hubungan struktural dengan instrumen komando dan instruksi guna penyelesaian suatu tugas, namun hanya sebatas hubungan fasilitasi.
Rangsanglah kinerja sekretaris dengan memberikan apresiasi atas kerelawanan mereka. Bikin mereka merasa nyaman, terisi, berguna, otentik, terinspirasi serta bangga dengan pekerjaan dan sumbangsihnya. Pastikan bahasa supervisi yang digunakan hanya pada pilihan bahasa yang memiliki efek memberkati untuk mencapai kondisi yang lebih baik, meneguhkan bagi capaian yang telah baik, menyembuhkan bagi capaian yang mengalami kemunduran.
Kita dituntut sanggup berbicara dengan terlebih dahulu berefleksi untuk menemukan ungkapan yang membangkitkan kesadaran bahwa sekretaris BKM/LKM adalah warga masyarakat berbudi luhur dan “terpilih” untuk menolong warga di lingkungan kelurahan yang belum beruntung serta menghindari pemakaian bahasa yang refresif, memvonis dan membunuh.
Implementasinya, kita jangan cuma mahir mengorek hingga menghasilkan daftar panjang kekurangan dan kesalahan. Yang lebih penting dari itu adalah kita mampu menstimulir dengan cara menghargai setiap upaya dan capaian yang ia wujudkan sehingga memberikan efek diperolehnya energi baru untuk melanjutkan tugas-tugas ke depan dengan penuh integritas demi kualitas capaian yang lebih baik. Prakarsa dan karya masyarakat tidak mendapatkan nilai final tetapi dalam proses menjadi (in the making).
Fasilitasi Kebutuhan ATK. Bila ditemukan dokumen pembukuan tidak lengkap, banyak yang tak terjilid, kualitasnya beragam, tidak memenuhi standar dan susah untuk diidentifikasi, maka untuk memfasilitasi kelengkapan dan ketertiban administrasi bisa ditempuh beberapa cara: mendorong kesediaan pihak pemda untuk memfasilitasinya, memfasilitasi mobilisasi dana dari masing-masing BKM/LKM yang bersumber dari BOP BKM/LKM atau mengupayakan pendanaannya melalui sponsor.
Peran pendamping adalah menyiapkan design dan spesifikasi buku sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh pihak Pemda dengan menunjuk percetakan tertentu atau dilaksanakan sendiri pemesanannya atau pembuatannya oleh Forum BKM/LKM.
Kita bisa berdiskusi dengan para pendamping di Eks Karesidenan Surakarta, Provinsi Sumatera Barat, Provinsi D.I. Yogyakarta, Kabupaten Kudus, Jepara dan Pati tentang pengalaman mereka bagaimana menggerakkan masyarakatnya sehingga memiliki semua instrumen pembukuan yang dicetak.
Di beberapa wilayah langkah tersebut terbukti memiliki andil besar dalam meringankan pendamping beserta relawan dalam menjamin terlaksananya transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan dana BLM maupun dana masyarakat melalui aktifitas pembukuan.
Tak semua pemda pelit. Pemda-pemda tertentu justru sangat akomodatif. Tipsnya jalin komunikasi secara intens dan pengajuan pendanaan ke pemda dilakukan jauh hari sebelum penyusunan APBD. Di luar itu kemungkinannya hanya ada di perubahan APBD. Dari pengalaman yang ada, permintaan fasilitasi oleh konsultan yang diloloskan tak cuma fasilitasi buku tetapi juga beragam di antara kebutuhan berikut: pembiayaan sewa kantor korkot, pembiayaan sewa posko tim faskel, pinjaman ruang pertemuan untuk pelatihan atau rapat, tambahan BOP BKM/LKM, pendanaan pelatihan-pelatihan, subsidi biaya rapat BKM/LKM, studi banding, bantuan meubeler berupa meja kursi dan rak buku, pendanaan audit, hingga pemberian personal computer (PC).
Libatkan Sekretaris pada Seluruh Rapat BKM. Kearsipan tumbuh sesuai dengan rekaman proses kegiatan. Seseorang hanya akan dapat mengemban fungsi kearsipan dengan baik bila terlibat atau minimal tahu proses sebuah kegiatan. Upaya terbaik adalah dalam berbagai macam rembug sekretaris jangan sampai ditinggalkan BKM. Semakin dilibatkan atau terlibat secara aktif dalam kegiatan BKM/LKM, sekretaris diharapkan memiliki pengetahuan matang tentang konsep maupun teknis sehingga bisa menimbang dan memaknai pentingnya sebuah dokumen. Keterlibatan aktif menjadikan keputusan-keputusan penting dari rapat ternotulensikan dan dokumen-dokumen penting BKM dapat diamankan melalui pengarsipan yang baik.
Dokumen jumlahnya terus mengalami penambahan dari waktu ke waktu. Arsip dan kelengkapan sekretariat yang dimiliki oleh BKM/LKM kategori lokasi lama untuk lingkup PNPM Mandiri perkotaan saja mencapai 22 jenis (lihat lampiran 2, Daftar Dokumen dan Kelengkapan Kantor BKM). Sedangkan jumlah arsipnya tentu telah sangat banyak, bergantung pada umur dan pagu BLM yang diterima. Belum lagi jika BKM/LKM menjalankan program rekonstruksi, padat karya, kemitraan dan lainnya.
Sejalan dengan proses pendewasaan mestinya BKM membangun kelengkapan organisasi dengan memiliki kantor. Saatnya BKM/LKM didukung dengan fasilitasi kantor dan pengarsipan yang representatif untuk mewadahi rekaman kebijakan dan potret keberhasilan yang telah ia capai. Ketersediaan kantor bagi BKM/LKM dan menambahkan job discription pengarsipan bagi sekretaris tak bisa ditawar lagi.
Indikasi pelaksanaan pengarsipan yang baik sangat simpel. Pencarian dokumen tertentu misalnya PJM sebagai wujud komitmen penanggulangan kemiskinan beserta LPJ-LPJ sebagai bentuk akuntabilitas terpelihara dan sangat mudah ditemukan.
Catatan penting perlu disampaikan di sini. Alih kelola BKM/LKM dari pengurus lama ke pengurus baru menurut pengalaman sering dan potensial sebagai penyebab hilangnya dokumen. Proses serah terima kepengurusan oleh karenanya penting untuk dikawal dengan mensyaratkan serah terima asset dan dokumen, lengkap dengan berita acaranya.
Justifikasi Kelayakan Akses Program. Bentuk lain stimulasi yang bisa dilaksanakan adalah melombakan BKM/LKM sehingga menumbuhkan solidaritas, kerjasama dan kebanggaan kolektif. BKM/LKM yang kinerjanya baik selanjutnya mendapatkan penghargaan (awards). Apa pun bentuk penghargaan yang diberikan (sertifikat, piala, trophy, uang pembinaan, hadiah berupa program) arah misi lomba ini adalah performa kantor dan administrasi BKM menjadi lebih tertib. BKM melalui sekretaris menginventarisasi seluruh dokumen siklus PNPM Mandiri Perkotaan, menata layout dan kelengkapan kantor disamping menertibkan pembukuan BLM.
Persyaratan akses program PLPBK mencantumkan di dalamnya ketentuan kelayakan pembukuan sekretaris selama tiga bulan berturut-turut. Persyaratan tersebut setidaknya telah turut mengukuhkan pesan ke sekretaris agar tetap berkinerja baik.
Last but not least mari kita berefleksi. Fasilitator sebagaimana asal kata Bahasa Latin “fasilis”, artinya “mempermudah”. Sebagai seorang fasilitator ketika masyarakat menghadapi kebuntuan, belum memiliki akses, benar-benar belum faham bagaimana pekerjaan tertentu dilaksanakan, sudahkah kita lakukan mediasi, fasilitasi dan advokasi ?
Sudahkah kita mempermudah masyarakat dalam proses pembelajaran? Jangan-jangan justru kita sedang merepresi?. (OC 5 Provinsi DI Yogyakarta)
Lampiran 1
DAFTAR CONTOH KANTOR BKM YANG MEMILIKI PERFORMANCE BAGUS
NO NAMA BKM/LKM KELURAHAN/DESA KECAMATAN KAB/KOTA
1 Tirtorahayu Tirtonirmolo Kasihan Bantul
2 Surya Lestari Sorosutan Umbulharjo Yogyakarta
3 Dadi Maju Margodadi Seyegan Sleman
4 Arta Kawula Krobokan Semarang Barat Semarang
5 Tlogo Mulyo Tlogosari Kulon Pedurungan Semarang
6 Charisma Kajen Margoyoso Pati
7 Karya Utama Agung Mulyo Juwana Pati
8 Bakti Bangsa Purwokerto Tayu Pati
9 Jimbung Jimbung Kalikotes Klaten
10 Bina Sejahtera Genuk Suran Purwodadi Grobogan
11 Kampung Jua Kampung Jua Lubuk Begalung Padang
12 Sakinah Balai Batu Sandaran Barangin Sawahlunto
13 Koto Salayan Saiyo Koto Salayan Mandi Angin Bukittinggi
14 Sejahtera Jelak Ombo Jombang Jombang
15 Karya Makmur Jombang Jombang Jombang
16 Tlogomas Lowok Waru Lowok Waru Kota Malang
17 Bligo Bestari Bligo Sidoarjo Sidoarjo
Lampiran 2
DOKUMEN-DOKUMEN DAN KELENGKAPAN SEKRETARIAT BKM
NO KENGKAPAN /DOKUMEN NO KENGKAPAN/DOKUMEN
1 Buku Tamu 11 Dokumen RK 1 s.d RK 4
2 Buku Notulen 12 Dokumen PS 1 s.d PS 3 dan lampirannya
3 Buku Ekspedisi
13 Berita Acara Pembentukan BKM dan format BKM lainnya
4 Arsip surat masuk / keluar 14 Dokumen PJM Pronangkis yang telah dijilid
5 Daftar nama anggota BKM lengkap dengan alamat dan No. Telp. HP 15 Pembukuan sekretariat dan UPK beserta bukti transaksi
6 Papan nama BKM 16 Laporan-laporan Penggunaan BLM (LPJ)
7 Papan informasi P2KP Kotak Pengaduan Masyarakat 17 Dokumen audit KAP
8 Leaflet, poster, spanduk, VCD atau media cetak tentang P2KP/PNPM
18
Dokumen Siklus Lokasi Lama:
Laporan Review Program
Laporan Review Kelembagaan
Laporan Review Keuangan
Dokumen PJM Pronangkis hasil Revisi
9 Daftar hadir dan Berita acara kegiatan siklus P2KP/PNPM sejak RKM, RK, PS, BKM, PJM, BLM, dan KSM.
19 Dokumen PLPBK:
Dokumen Rencana Penataan Lingkungan Permukiman (RPLP)
Dokumen Rencana Tindak Penataan Lingkungan Permukiman (RTPLP)
Aturan Bersama
Dokumen Strategi Pemasaran
10 Berita Acara RKM 1 s.d RKM 3 20 AD/ART & RAPB BKM
Tidak ada komentar:
Posting Komentar